EPURO©

Oft haben wir den Eindruck „nicht vom Fleck zu kommen“. Egal ob wir eine neue Ausbildung, einen angenehmeren Job, den Bau eines Hauses oder das Schreiben eines Buches anstreben, es geht nicht so schnell weiter, wie wir es erwartet haben. Fragt uns eine FreundIn, wie wir es erwartet hätten, antworten wir meistens mit vergleichenden Antworten: schneller, besser, leichter und zählen die Hindernisse auf, die bisher aufgetreten sind und uns verzögert haben. Wie können wir diesen Zustand der Enttäuschung vermeiden und unsere Vorhaben methodisch angehen?

Eine effektivere und effizientere Vorgehensweise kann über den EPURO©-Zyklus erreicht werden. Mit Hilfe des EPURO©-Zyklus kann man sowohl Lebens-, Zeit-Management als auch beliebige große Vorhaben und Projekte professionell abwickeln. Der EPURO©-Zyklus basiert auf systemischen Erkenntnissen und Prinzipien.

Die Buchstaben von EPURO© stehen für fünf Phasen mit denen ein Vorhaben zyklisch zum Erfolg geführt werden kann. Stehen wir noch vor Beginn eines Vorhabens, dann macht es Sinn mit dem „Eingrenzen“ zu beginnen. Haben wir das Vorhaben begonnen und der Fortschritt entspricht nicht unseren Wünschen, so empfehle ich mit der „Reflexion“ zu beginnen. Ansonsten folgen die Phasen einer natürlichen Reihenfolge:

Eingrenzen -> Planen -> Umsetzen -> Reflektieren -> Optimieren

Sowohl zwischen den Phasen als auch innerhalb der Phasen sollte genügend Raum für Innehalten und Erneuerung der Energien vorgesehen werden. 

Eingrenzen

In der ersten Phase beschäftigen wir uns mit dem Eingrenzen. Das Gewünschte, das wir erreichen wollen, grenzen wir von dem ab, was für das Vorhaben nicht relevant ist. Durch die Zielbestimmung unseres Vorhabens legen wir fest, was alles zu diesem Ziel gehört, welche Sachziele, Nebenziele, Ergebnisse, Fähigkeiten, Werte und Zustände, und gleichfalls was nicht zum Ziel gehört. Wer nicht weiß, wo sie/er hinwill, darf sich nicht wundern, wo sie/er ankommt!

Durch die Ausrichtung der Gedanken auf ein konkretes Ziel, beginnen wir uns intensiv mit diesem zu beschäftigen. Folgende Fragen können sicherstellen, dass wir uns auf dem richtigen Weg befinden:

  • Positive Formulierung des Zieles: Wenn du das nicht willst, was willst du stattdessen?
  • Oekologie der Zielerreichung abwägen: Wie wird deine Umwelt/ dein Kontext darauf reagieren? Wie wirkt sich die Zielerreichung auf dein Leben aus?
  • Sensorisch das Ziel wahrnehmen: Wie ist es, wenn du mit allen Sinnen wahrnimmst am Ziel zu sein?
  • Individuelle Erreichbarkeit des Ziels prüfen:  Wie hoch schätzt Du die Erreichbarkeit des Ziels in deiner[2] Kontrolle ein?
  • Testbarkeit der Zielerreichung: Woran erkennst du, dass du dein Ziel erreicht hast? Wenn was gegeben ist, hast Du dein Ziel erreicht?
  • Interesse am Ziel: Was an dem Ziel ist für dich wichtig und interessant? Was macht es attraktiv?
  • Visionen, die das Ziel stärken:  In welchem größeren Rahmen siehst du das Ziel? Welche Werte und Zugehörigkeit werden durch das Ziel gespeist? Was gibt dir Kraft und Motivation das Ziel zu erreichen?  

Neben der Abklärung des zu erreichenden Ziels, ist es wichtig die wesentlichen Elemente rund um das Ziel zu erkennen. Mit anderen Worten, wir müssen das „System“ rund um das Ziel klären.

Unter einem System verstehen wir dabei „ein nach Prinzipien geordnetes, sinn- oder zweckgebundenes Ganzes. Es grenzt sich von seinem Umfeld ab und tauscht mit diesem Informationen und Energie aus. Ein System besteht aus Elementen, die bestimmte Funktionen haben und zueinander in Beziehung und Wechselwirkung stehen. Die Veränderung eines Elementes kann Veränderungen bei möglicherweise allen anderen Elementen nach sich ziehen. Ein System wird als eine Einheit betrachtet.“[1]

Dabei ist es notwendig auf verschiedenen Ebenen sowohl Personen, als auch Aktivitäten oder Tätigkeiten und gegebenenfalls noch weitere wichtige Elemente die bei der Zielerreichung involviert sind, zu betrachten.

Eine Zielbestimmung kann mit Hilfe eines inneren Bildes einer Lösung in der Zukunft vermittelt werden. Jedoch kann dieses Bild durch einen (möglichen) Problemzustand eingeschränkt oder getrübt sein und nur ein punktuelles Ziel umfassen. Hier ist der Einsatz von weiteren systemischen und lösungsfokussierten Methoden sinnvoll und notwendig. Siehe auch Alexandra Schwendenweins Artikel „Ziele und Wunder“.

Planung

Einem Ziel können wir leicht näherkommen, wenn wir alle durchzuführenden Aktivitäten oder Tätigkeiten in einem Plan ordnen. Das geschieht in der Phase der Planung. Ein Plan dient dazu die Aufgabe Fragen zu beantworten, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge für die Zielerreichung durchzuführen sind. Dafür können wir uns folgende Fragen stellen:

  • Was ist zu tun?
  • Mit welchen Hilfsmitteln kann es von wem getan werden?
  • Was ist als Voraussetzung dafür notwendig?
  • Wann muss es getan werden, um welche weiteren Aktivitäten zu ermöglichen?
  • Was kann dabei behindern oder fördern?
  • Welche Entscheidungen müssen von wem und wann getroffen werden?
  • Wer muss wann, von wem und mit welchen Informationen versorgt werden oder sich diese beschaffen? 

Diese Phase ist bei dem erstmaligen Durchlaufen von EPURO© keineswegs eine triviale Aufgabe und erfordert sowohl sachliche als auch Prozess-Erfahrung. In einem größeren Vorhaben kann eine gute Planung nur durch die Zusammenarbeit der ExpertenInnen erreicht werden. Diese kennen die Abhängigkeiten und Auswirkungen, die auftreten können und gegebenenfalls zu fördern oder zu vermeiden sind. Wichtig ist hier auch den passenden Detailierungsgrad zu erkennen. Für noch weit in der Zukunft liegende Tätigkeiten ist nur eine grobe Annahme des Zeitbedarfs und der Abhängigkeiten zu betrachten und genügend Puffer einzuplanen. Für zeitlich nähere Aktivitäten ist letztendlich mit einem hohen Detailierungsgrad zu planen.

Wichtig ist auch die Planung von Pausen, Erholungszeiten, Aufrüstzeiten, Erwerb von Kenntnissen und Aufbau von Erfahrungen. Und letztendlich sind auch die sachlichen Ergebnisse und deren zeitliches Eintreffen in Form von Meilensteinen zu planen. Spätestens bei Erreichung von Meilensteinen sind Aktivitäten aus den Phasen „Reflektieren“ und „Optimieren“ in die Planung einzubeziehen und durchzuführen.

Umsetzung

In der Phase der Umsetzung ist die Aufmerksamkeit auf die Durchführung der Aktivitäten gerichtet und parallel dazu auf Erkenntnisse, die damit in Zusammenhang stehen. Bei der Durchführung der Aktivitäten ist auch der jeweils betroffene Kontext zu beachten.

  • Wie gut kommen die Aktivitäten voran? Kann der geplante Fortschritt schwer, normal oder leicht erreicht werden?
  • Werden Veränderungen im System oder im Kontext wahrgenommen, die vielleicht die Durchführung unmöglich machen, erschweren, erleichtern oder überflüssig machen?
  • Gibt es Gründe, um sofort die Umsetzung zu unterbrechen und einen Reflexionsprozess zu starten?

Üblicherweise sollte die Umsetzung bis zum Erreichen eines Meilensteins fortgesetzt werden. Gibt es jedoch Gründe vorher in die Phase des „Reflektieren“ überzugehen, so ist darüber eine Entscheidung zu treffen und diese gegebenenfalls durchzuführen.

Reflektieren

In der Phase des Reflektierens geht es um die Prüfung des erreichten Soll-Zustandes der einzelnen Aktivitäten, die inzwischen gesammelten Erkenntnisse und um neue naheliegende Erkenntnisse aus bisherigen Tätigkeiten und Kontextveränderungen.

  • Welche Aktivitäten konnten planmäßig umgesetzt werden und welche sind schneller oder langsamer fortgeschritten? Was waren die Gründe dafür?
  • Welche Erkenntnisse können für die weitere Umsetzung oder das Vorhaben insgesamt von Bedeutung sein?
  • Welche Erfahrungen wurden bisher gemacht?

Die beiden Phasen Reflektieren und Optimieren gehören eng zusammen. Ohne Reflektieren ist eine Optimierung nur sehr begrenzt möglich. Ein Reflektieren ohne Optimieren macht auf einer höheren Ebene Sinn, jedoch wenig für das gegebene Vorhaben. 

Optimieren

In der Phase des Optimierens geht es um die Beantwortung der Frage, wie die Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem Reflektieren in das geplante Vorhaben integriert werden können.

  • Wie können eingetretene Verzögerungen in Zukunft vermieden und Fortschritte aufgeholt werden?
  • Wie können Synergien, Risiken und Chancen in der Zukunft berücksichtigt werden?
  • Was müsste noch ergänzt, was könnte weggelassen und was verändert werden?
  • Welche Optimierungen sind durch die Erkenntnisse und Erfahrungen (bei einem Vorhaben in der Zukunft) vorzunehmen?

Nach dem Optimieren steht ein neuer angepasster Plan zur Verfügung. Und der Zyklus geht wieder von vorne mit dem Eingrenzen weiter.

Weitere Durchläufe

Üblicherweise wird beim zweiten oder späteren Durchlaufen des EPURO©-Zyklus im Eingrenzen lediglich geprüft, ob die gesetzten Ziele und das konstruierte System den aktuellen Gegebenheiten entsprechen. Ist dies der Fall, kann rasch in die folgende Phase übergegangen werden. Haben sich jedoch Erkenntnisse aus Reflexion oder Optimieren ergeben, kann es sein, dass das Ziel und System angepasst werden müssen. Das muss dann ebenfalls in der Planung berücksichtigt werden.

Je nach Bedeutung des Vorhabens muss der EPURO©-Zyklus mehrere Male durchlaufen werden. Werden gravierende Auswirkungen von der Durchführung oder Nicht-Durchführung von Aktivitäten, zeitlichem Verzug oder Änderungen im Kontext vermutet oder erkannt, empfehle ich eine hohe Zyklusfrequenz.

[1] Aus „Systemisches Projektmanagement“, Harald Heinrich, Carl Hanser Verlag, München 2015

[2] Bei größeren Vorhaben, die mehrere Personen durchführen, geht es um die gemeinsame Kontrolle

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